دورة كتابة التقارير

دورة كتابة التقارير

تعد التقارير الإدارية والفنية في المنظمات وسيلة فعّالة لقياس مستوى الأداء والتنبؤ بالمشكلات قبل وقوعها، وأداة فعّالة للتواصل بين مستويات الإدارة العليا والوسطى والإشرافية والتنفيذية، وهي تساهم في تعديل المسار وتحسينه وقياس فجوة الأداء بين الواقع والمأمول، ولهذا تعد دقتها وجودة كتابتها وإعدادها من المهارات الأساسية لكل عناصر المنظمة، ولا بد للإدارة من متابعة الأنشطة وتقييم وتقويم العمل داخل المنظمة، وهنا تأتي أهمية دورات كتابة التقارير التي تستهدف تدريب وتأهيل القيادات الإدارية وكافة العاملين في المنظمات بكافة مجالاتهم ومستوياتهم للقيام بتصميم وإعداد وكتابة التقارير بمهنية واحترافية وفق منهجية علمية.

تعريف التقرير

التقرير هو وسيلة من وسائل التواصل، وأداة فعّالة من أدوات الرقابة والتحقق من سلامة التنفيذ والمتابعة والتقويم والمطابقة بين الخطّة المرسومة والسياسة العامّة، والتقرير عبارة عن عرض منهجي لنتائج استقصاء أو بحث للحصول على معلومات محدّدة سلفاً يقوم بها شخص معيّن أو مجموعة أشخاص يُكلفون بهذه المهمّة، والتقرير هو بحث تفصيلي لموضوع معيّن يشمل جميع مراحله منذ كان فكرة حتى صار نتائج مدوّنة ومرتبة ومؤيدة بالحجج والبراهين، كما أنّه عرض كتابي أو تحليل للبيانات والظروف القائمة والأنشطة والحقائق والدراسات وتسجيل الآراء والتوصيات المتعلّقة بموضوع معين.

أنواع التقارير

التقارير المتعلّقة بالزمن

تقارير دورية:

تغطي فترات زمنية ثابتة تحددها نظم العمل بالمنشأة، وقد تكون هذه التقارير يومية أو أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية.

تقارير غير دورية:

تغطي فترات زمنية غير ثابتة، ويرتبط إصدارها بوقوع أحداث معينة، وتُسمّى بالتقارير الاستثنائية.

التقارير المتعلّقة بالأهداف

تقارير المتابعة:

هي التقارير التي تكون مرتبطة بخطة موضوعة أو ببرنامج أو مشروع جاري تنفيذه، وتتضمّن عملية مقارنة بين ما هو واقع فعلاً وما كان يجب أن يحدث وفقاً للخطة أو البرنامج الموضوع، وتوضيح الانحرافات وتقديم تحليل لها وبيان مسبباتها.

تقارير المعلومات:

هي التقارير التي تنقل معلومات عن أحداث أو مواقف معينة، وتُسمَّى أحياناً تقارير إخبارية.

تقارير الدراسات:

هي التقارير التي تعرض نتائج الدراسات التي تجري داخل المنشأة أو في البيئة الخارجية.

تقارير تقييم الأداء:

هي التقارير التي تقيّم مستوى الأداء قياساً على معايير موضوعة مسبقاً، وقد يترتّب عليها اتخاذ قرارات في حالة وجود انحرافات كبيرة.

التقارير المتعلّقة بالمحتوى

تقارير مالية ومحاسبية:

هي التقارير التي تعبّر عن مواقف مالية، وتتضمّن معلومات محاسبيّة ممثّلة بالأرقام.

تقارير الأنشطة:

هي التقارير التي تعكس الأنشطة المختلفة في المنشأة، ويُطلق عليها تقارير إداريّة.

تقارير الأفراد:

تتضمَّن معلومات تمثّل الجانب الشخصي والوظيفي والسلوكي عن الأفراد ونشاطاتهم وإنتاجيتهم خلال فترة معيّنة.

التقارير المتعلّقة بالشكل

تقارير مُسبقة التصميم :

تكون على شكل نماذج مطبوعة وعلى الكاتب تعبئتها.

تقارير فردية:

لا يتحتّم فيها الالتزام بنمط معيّن أو أساس محدّد.

التقارير المعتمدة على التوجيه

تقارير داخلية:

هي التقارير التي تُوجَّه إلى جهات داخلية، سواء إلى المستويات الإدارية المختلفة داخل المنشأة، أو إلى إدارات أخرى داخل المنشأة أيضاً.

تقارير خارجية:

هي التقارير التي تُوجّه إلى جهات خارج المنشأة.

التقارير المعتمدة على المنهجية

تقارير تاريخية:

تتناول الأحداث الماضية بالتحليل وتوضّح تطورها.

تقارير وصفية :

تقدّم توصيفاً كاملاً لظاهرة أو حدث ما، وتكون محتوياتها في شكل فقرات وصفية، وتُكتب بأسلوب سردي.

تقارير إحصائية:

تشتمل على تحليل إحصائي مدعَّم للمواقف والأحداث داخل أو خارج المنظمة.

تقارير مُقارِنة:

تتناول إعداد المقارنات بين نتائج المنظمة وأنشطة المنظّمات المناظرة.

عناصر التقرير

• عنوان التقرير: هو عنصر محوري وأساسي في إعداد التقرير، ولا يمكن أن يُعد أي تقرير دون تحديد واختيار عنوان يتناسب بشكل تام مع موضوع التقرير.

• جدول محتويات التقرير: يُعد فهرساً كاملاً لمحتويات التقرير تُوضع فيه فصول التقرير الرئيسية.

• خلاصة وموجز التقرير: تحتوي التقارير المطوّلة على مختصر في بداية التقرير، ويُسمّى هذا المختصر الخلاصة أو الموجز.

• مقدمة التقرير: يُشترط ألاّ تكون طويلة، لذا على كاتب التقرير أن يذكر في المقدمة الأشياء الضرورية جداً فقط والمؤشّرات العامّة ذات الأهمية البالغة.

• محتوى أو موضوع التقرير: يُناقَش فيه الموضوع الرئيسي للتقرير من معلومات وأرقام وبيانات وأهم الإنجازات، مع تحليل وتقييم وتفسير البيانات المدرجة.

• نتائج واستنتاجات التقرير: يمثل الخلاصة التي نتجت عن الدراسة أو البحث، فهو يتضمّن أهم وأبرز ما جاء في التقرير، وتعتمد عليه التوصيات التي سيطرحها التقرير في نهايته.

• خاتمة التقرير: عادةً ما تنبثق بشكل طبيعي عن النتائج والاستنتاجات، وهي تمثّل صلب التقرير وأهم عنصر من عناصر التقرير.

• توصيات التقرير: وتشمل هذه التوصيات اقتراحات لدراسات وأعمال إضافية أو توصية لإنهاء المشروع أو الدراسة أو توصيات عامة للقيام بعمل ما أو تغيير طريقة أو آلة أو تعيين موقع.

• مصادر ومراجع التقرير: يحتوي هذا الفصل على الوثائق والكتب والمقالات والبحوث والتقارير والمحاضرات والاتصالات الشخصية التي عالجت وساهمت في تشكيل التقرير وإنتاجه.

• ملحقات التقرير: هذا الفصل ضروري جداً بالنسبة إلى التقارير الطويلة والمعمَّقة، وتحوي الملحقات جداول ورسوم ومخطّطات وخرائط وصور ونماذج من الاستمارات والرموز والتعاريف وغيرها.

• الشكر والتقدير في نهاية التقرير: يعبّر الكاتب في هذا الجزء من التقرير عن شكره وتقديره للأشخاص والهيئات الذين قدّموا المساعدة في أثناء مراحل التقرير المختلفة، ويجب ألاّ يُطيل الكاتب من الشكر ويبالغ فيه، فكلّما قصر كان أكثر تأثيراً.

أهمية كتابة التقرير

لكتابة التقرير أهمية كبيرة في الميدان الوظيفي، وتلك الأهمية تكمن في الأسباب التالية:

• وسيلة اتصال هامة داخل المنشآت.

• يُعد مصدراً من مصادر المعلومات.

• يُعد أداة مراقبة وتقييم للأعمال والأنشطة الموضوعة ضمن خطة العمل.

• يوضّح المستجدات.

• يمكّن الإدارة من التعرّف على وجهات نظر العاملين.

• يساعد في التنسيق والتعاون والترابط بين الوحدات العاملة.

• يمكّن من إجراء التغييرات المناسبة في الوقت المناسب.

• يساعد في رسم صورة عن سير العمل ومدى نجاحه أو فشله.

• يمكّن الإدارة من التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية.

• توفير معلومات لازمة لصناعة القرار.

• يساعد في التخطيط الفعّال والاستراتيجي.

• إعلام المسؤولين بمشكلات ومقومات الأداء في العمل

• وسيلة رقابية هامة لمعرفة ما تم إنجازه وما لم يتم وعقبات التنفيذ.

مواصفات التقرير الجيد

• تجنب التكلّف واستخدام الأسلوب الطبيعي

• التعبير الدقيق عن الأفكار 

• سلامة ودقة البيانات التي يحويها التقرير 

• عدم الخلط بين الرأي والحقيقة وبين السبب والنتيجة 

• عدم التعميم على مجتمع اعتماداً على عينة غير ممثلة 

• تضمين التقرير تحليلاً موضوعياً للبيانات 

• عدم الخروج عن الموضوع والالتزام بالهدف

• تنظيم وعرض الأفكار بطريقة سلسة ومترابطة 

• الاختيار الدقيق للكلمات والعبارات 

• استعمال الأشكال والوسائل الإيضاحية 

• أن يكون كاملاً ومحدد النتائج 

• أن يكون أميناً غير مغرض أو متحيّز لوجهة نظر كاتبه 

دورة كتابة التقارير والمراسلات الإدارية وإعداد محاضر الاجتماعات

قد يجد البعض صعوبة في كتابة تقارير جيدة وخاصة في بداية الحياة العملية، ولذلك ستسلط هذه الدورة الضوء على أهم الأسس والقواعد التي ينبغي الالتزام بها في كتابة التقرير ومقومات التقرير الناجح وأهم العناصر الرئيسية التي يجب توفرها في التقرير من حيث المعلومات وطريقة عرضها ومدى تكاملها، كما سيتم التطرق من خلال الأمثلة إلى أهمية المعلومات الواردة في التقرير وأسلوب عرض محتويات التقرير، والأخطاء الشائعة في إعداد وكتابة التقارير، ويمكن التحقق من مدى الفائدة التي تم الحصول عليها خلال الدورة بالطلب الى المشاركين إعداد بعض التقارير واستعراض تلك التقارير لبيان النقاط الإيجابية والسلبية فيها وكيفية تطويرها لتؤدي الغرض الذي أُعدت له.

أهداف الدورة

سيتمكن الدارس في نهاية هذه الدورة من:

• التعرف على المفاهيم الحديثة للتقارير والمراسلات

• التعرف على أنواع التقارير

• التعرف على الشروط الواجب توافرها في التقرير

• التدرب على مكونات التقرير

• التدرب على خطوات كتابة التقارير

• التعرف على محتويات التقارير

• التدرب على طرق سرد وترتيب التقارير

• التعرف على الأخطاء الشائعة في التقارير وأساليب تجنبها

• التدرب على استخدام الوسائل التوضيحية في إعداد وكتابة التقارير

خاتمة

بعد انتهائك من كتابة التقرير، تأكّد من عدم وجود أخطاء مطبعيّة فيه، وخُذ على عاتقك شخصيّاً أن تقوم بمهمة تدقيق التقرير قبل الطباعة، وقبل تسليم التقرير إلى الجهة المستفيدة من الأفضل أن تُرفق مذكرة قصيرة تقدّم فيها التقرير دون مبالغة في الجهود التي بذلتها في كتابته وإعداده، وتأكّد من إرساله إلى الجهة المعنيّة. كانت هذه أهمّ النقاط التي تتعلّق بالتقارير وأنواعها والعناصر التي يتكوّن منها أي تقرير ناجح، بالإضافة إلى أهم الأفكار حول كتابة التقرير وإعداده بشكل ناجح.